Signé, conservé,
retrouvé, prouvé.
Résolutions, ententes, procès-verbaux, demandes d'accès : Domilia repère ce qui attend une décision, suit le bon circuit, recueille les signatures et conserve chaque document selon votre calendrier, avec une preuve vérifiable par un tiers.
Aujourd'hui
| Dossier | 1 · Détecter | 2 · Décider | 3 · Agir | 4 · Prouver |
|---|---|---|---|---|
| Organisme public · Secrétariat généralRésolution CA-2026-041 | 09:00Adoptée en séance : signatures requises | 09:05Circuit : 3 signataires, dans l'ordre prévu | 14:32Signée par la présidence | Versée au coffreHorodatée, sceau de l'organisation |
| Ministère · Responsable de l'accèsDemande d'accès n° 2026-118 | Jour 1Demande reçue : réponse due dans 20 jours | Jour 2Documents repérés, assignés pour caviardage | Jour 14Caviardage approuvé, réponse transmise | Réponse versée au dossierDélai respecté, journal complet |
| Cégep · Conseil d'administrationSéance du 14 octobre | J-7Séance au calendrier, ordre du jour à préparer | J-5Convocation envoyée aux 11 membres | SéanceVotes consignés, procès-verbal rédigé | Procès-verbal signéConservé selon le calendrier |
| Société d'État · ArchivesDossiers de 2019 à échéance | Lundi312 dossiers atteignent leur délai de conservation | MardiDisposition proposée selon le calendrier | JeudiApprouvée par l'archiviste | Registre de dispositionApprobation horodatée |
- Organisme public · Secrétariat généralRésolution CA-2026-041
- Détecter09:00
- Adoptée en séance : signatures requises
- Décider09:05
- Circuit : 3 signataires, dans l'ordre prévu
- Agir14:32
- Signée par la présidence
- Prouver
- Versée au coffreHorodatée, sceau de l'organisation
- Ministère · Responsable de l'accèsDemande d'accès n° 2026-118
- DétecterJour 1
- Demande reçue : réponse due dans 20 jours
- DéciderJour 2
- Documents repérés, assignés pour caviardage
- AgirJour 14
- Caviardage approuvé, réponse transmise
- Prouver
- Réponse versée au dossierDélai respecté, journal complet
- Cégep · Conseil d'administrationSéance du 14 octobre
- DétecterJ-7
- Séance au calendrier, ordre du jour à préparer
- DéciderJ-5
- Convocation envoyée aux 11 membres
- AgirSéance
- Votes consignés, procès-verbal rédigé
- Prouver
- Procès-verbal signéConservé selon le calendrier
- Société d'État · ArchivesDossiers de 2019 à échéance
- DétecterLundi
- 312 dossiers atteignent leur délai de conservation
- DéciderMardi
- Disposition proposée selon le calendrier
- AgirJeudi
- Approuvée par l'archiviste
- Prouver
- Registre de dispositionApprobation horodatée
La boucle, appliquée aux documents
- 1Détecter.Ce qui attend une décisionUn document à signer, une séance à convoquer, une demande d'accès reçue, un délai de conservation atteint.Circuits en attente · Ordres du jour · Demandes d'accès et délais · Calendrier de conservation
- 2Décider.Le bon circuitQui signe, dans quel ordre ; quels documents sont visés ; quelle règle de conservation s'applique.Circuits de signature · Classement · Règles de conservation · Caviardage à approuver
- 3Agir.Signer, convoquer, répondreSignatures électroniques et sceau de l'organisation, convocations et votes des conseils, réponses aux demandes, diffusion de documents.Signature électronique · Conseils et comités · Réponses aux demandes d'accès · Diffusion publique
- 4Prouver.Conservé et vérifiableChaque document est horodaté, versé au coffre, conservé selon votre calendrier et vérifiable par un tiers, sans compte Domilia.Horodatage (RFC 3161) · Coffre et versions · Journal d'accès · Vérification par code QR
Les modules de la famille Documents et gouvernance
Tous les modules- Signature électroniqueCircuits, signatures, sceau de l'organisation, horodatage.Étapes servies : Décider, Agir, Prouver
- Coffre et gestion documentaireClassement, versions, conservation, disposition et diffusion.Étapes servies : Prouver
- Accès à l'informationDemandes, délais, caviardage et réponses.Étapes servies : Détecter, Décider, Agir, Prouver
- Conseils et comitésSéances, ordres du jour, convocations, votes et procès-verbaux.Étapes servies : Décider, Agir, Prouver
- Registre des accréditationsPermis, certifications et justificatifs, avec leurs échéances.Étapes servies : Détecter, Prouver
- SondagesQuestionnaires internes et publics, résultats et suivis.Étapes servies : Détecter
- Enquêtes téléphoniques et en ligneÉchantillons, quotas, vagues d'appels, entrevues par téléphone et sur le Web.Étapes servies : Détecter, Agir
- Gestion financièreComptabilité, trésorerie et factures, avec QuickBooks ou Odoo.Étapes servies : Détecter, Prouver
Parlons de votre projet documentaire.
Montrez-nous un circuit qui vous occupe : une résolution, une entente, une demande d'accès. On vous le montre de bout en bout, sur vos règles.